BPM

 تاریخچه محصول

ادوارد دمینگ یکی از مشهورترین دانشمندان کیفیت می گوید 85 درصد مشکلات سازمان نتیجه فرآیندها، ساختار و مکانیزم های کنترل است و تنها 15 درصد نتیجه عملکرد کارکنان است لذا یکی از ویژگی های سازمان‎های متعالی برخوردار بودن از یک معماری سازمان اثربخش است که در آن فرآیندهای کسب و کار سازمان همسو با استراتژی های آن طراحی شده باشد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM مطابق با پیکره دانش مدیریت فرآیندی - BPM-CBOK- رویکرد ساختاریافته‎ای برای طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‎گیری، پایش و کنترل فرآیندهای کسب و کار مکانیزه و غیر مکانیزه برای نیل به نتایج هدف گذاری شده و پایداری است که با اهداف استراتژیک سازمان همسو شده‌اند. به کارگیری ساز و کار نظام مدیریت فرآیندی شامل طراحی و مستندسازی فرآیندها و بهبود آنها تنها ابزاری است که به اثربخشی و کارایی فرآیندها کمک شایانی می کند.

تجربه نشان می دهد، اغلب سازمان‎هایی که پروژه های BPM در آنها موفق نیست این است که فرآیندهای موجود اولا از استراتژی های کسب و کار شرکت پشتیبانی نمی‌کنند یا اینکه ارتباط آن با سیستم‎های مکانیزه و یا شرح وظایف و مسئولیت‎های کارکنان ضعیف است. به عبارت دیگر یک پروژه BPM باید طبق شکل زیر در سه سطح سازمان، فرآیندهای بین بخشی و نرم افزارهای کاربردی و سیستم‎های مکانیزه همسو باشد.

نحوه ارائه خدمات

فرآیند انجام پروژه بر اساس مراحل گام به گام زیر، انجام خواهد شد.

• میزان سطح آمادگی سازمان برای استقرار نظام مدیریت فرآیندی ارزیابی شده و بر اساس آن برنامه زمان‏بندی مفصل تهیه خواهد شد.
• فرایندهای موجود در شرکت مادرتخصصی و شرکت‏های زیر مجموعه منتخب شناسایی و با استفاده از استاندارد BPMN مدل‏سازی شده و وضعیت موجود As-Is آن‏ها مستندسازی می‏شود.
• با استفاده از چارچوب‌های متداول نظام مدیریت فرآیندی از قبیل APQC فرآیندها در وضعیت مطلوب طراحی و فهرست آن‏ها تا چهار سطح در شرکت مادرتخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب تعیین می‌شود.
• شناسنامه فرآیندهای شرکت مادرتخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب مبتنی بر روش SIPOC شناسایی شده و شاخص‏های اثربخشی و کارایی آن‏ها تدوین می‏شود.
• نمودار گردش عملیات در وضعیت مطلوب برای فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب ترسیم خواهد شد.
• تغییرات مورد نیاز سیستم مکانیزه و نرم‏افزارهای کاربردی موجود برای فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب شناسایی و در قالب فرمت مشخص به کارفرما اعلام خواهد شد. بدیهی است که کم و کیف این نیازمندی‏ها پس از طراحی فرآیندها در وضعیت مطلوب مشخص خواهد شد.

روندي كلي كه پروژه از مرحله ابتدایی تا مرحله ‌انتهايي طي مي‌كند، «دورۀه حيات پروژه» ناميده مي‌شود. دوره حيات، داراي دو جزء اصلي «مرحله» و «گام» است كه در اين پروژه، مراحل اجرای طرح و گام‌هاي مرتبط با هریک از آن‌ها به شرح زير است:

مرحله اول: طرح ریزی پروژه

• گام اول: تهيه برنامه زمان‌بندي پروژه
• گام دوم: سازماندهی تیم‌های تخصصی پروژه
• گام سوم: تحلیل ذی‏نفعان پروژه
• گام چهارم: برگزاری جلسه افتتاحیه

 مرحله دوم: آموزش

• گام اول: برگزاری دوره آموزشی BPM برای مدیران و کارشناسان شرکت مادر تخصصی و شرکت های زیر مجموعه منتخب

 مرحله سوم: شناخت وضعیت موجود

• گام اول: تهیه نقشه سیستم شرکت مادر تخصصی و شرکت‎های زیر مجموعه منتخب
• گام دوم: شناسایی وترسیم زنجیره ارزش برای شرکت‏های مادر تخصصی و شرکت‎های زیرمجموعه منتخب
• گام سوم: شناسایی و مدل‏سازی فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت زیرمجموعه منتخب در وضعیت موجود As-Is با استفاده از BPMN
• گام چهارم:شناسایی اتلاف‏ها، دوباره‏کاری‏های فرآیندهای وضع موجود در فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های منتخب

 مرحله چهارم: طراحی فرآیندها در وضعیت مطلوب

• گام اول: تهیه نقشه فرآیندهای مطلوب درسطح شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام دوم: تهیه فهرست فرآیندهای اصلی شرکت تا 4 لایه برای شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام سوم: مستندسازی فرآیندهای شرکت در قالب شناسنامه(SIPOC) درسطح لایه سوم برای فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام چهارم: تدوین شاخص‌های اثربخشی وکارایی فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‌های زیرمجموعه منتخب
• گام پنجم: ترسیمWFD (Swim lane)براساس استانداردBPMN در نرم‌افزار مربوطه در وضعیت مطلوب فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه‌ منتخب
• گام ششم: ترسیم ماتریس ارتباطات فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‎های زیرمجموعه منتخب

 مرحله پنجم : پیش‏بینی تغییرات در نرم‏افزارهای کاربردی و ساختار سازمانی در وضعیت مطلوب فرآیندها

• گام اول: پیش‏بینی تغییرات و الزامات نرم‏افزارهای کاربردی و مکانیزه مربوط به فرآیندهای اصلی در شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام دوم: ارائه پیشنهاد تغییرات ساختارسازمانی متناسب با فرآیندهای اصلی در شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام سوم: آماده‌سازی مالکان فرآیندها برای اجرای فرآیندهای اصلی برای شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام چهارم: نظارت براجرای فرآیندها از سوی مالکان فرآیندها ازطریق چک‏لیست ممیزی فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب و ارائه گزارش(تحلیل شکاف)
• گام پنجم: تحلیل نتایج شاخص‌های پایش شده مربوط به فرآیندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام ششم: مشخص کردن فهرست اقدامات برای انطباق سیستم‏های مرتبط با فرایندهای اصلی شرکت مادر تخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب
• گام هفتم: آموزش و توانمندسازی مالکان فرآیندها وارکان مدیریت فرآیندی در سازمان در زمینه بهبود و آنالیز فرایندهای شرکت مادرتخصصی و شرکت‏های زیرمجموعه منتخب